Informativa privacy

Chi siamo

SalonVoice è un servizio di Labutech S.r.l.s., Viale Suzzani 270, 20162 Milano (MI), partita IVA 10522260966 ("noi"). Per qualsiasi domanda sui dati personali scrivi a info@salonvoice.ai o alla PEC labutech@pec.it.

Questa informativa riguarda l'app SalonVoice (app.salonvoice.ai): le pagine di accesso e di registrazione, la console dei saloni, delle catene e dei partner, e l'assistente che risponde al telefono dei saloni. Il sito www.salonvoice.ai, con la sua demo e il nostro numero commerciale, ha una sua informativa.

Titolare o responsabile: due ruoli diversi

Siamo titolari del trattamento per i dati di chi usa la console (titolari dei saloni, collaboratori, responsabili delle catene, persone dei partner), per i dati delle imprese che si abbonano (contratto, pagamenti e fatture) e per i dati che servono alla sicurezza dell'app e alle misure d'uso della console.

Siamo responsabili del trattamento per i dati dei clienti dei saloni: le persone che chiamano un salone e parlano con l'assistente, e quelle i cui appuntamenti passano dal servizio. Per questi dati il titolare è il salone, che ci nomina responsabile ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 con l'articolo 9 delle condizioni del servizio. Li trattiamo solo per erogare il servizio al salone e secondo le sue istruzioni.

Se sei cliente di un salone, l'informativa completa sulle tue chiamate e sui tuoi appuntamenti è quella del salone, ed è al salone che ti rivolgi per i tuoi diritti. Se scrivi a noi, giriamo la richiesta al salone e lo aiutiamo a risponderti.

I dati di chi usa la console

• Account. Nome, email o numero di telefono con cui entri, ruolo, sede o catena a cui appartieni, data dell'ultimo accesso e della verifica dell'email, scelte sulle notifiche. La password la salviamo solo come impronta (hash), mai in chiaro.
• Salone. Nome, indirizzo, telefono ed email della sede; orari, servizi, listino, personale e domande frequenti che l'assistente usa per rispondere; voce e impostazioni dell'assistente; le credenziali di accesso al gestionale del salone, salvate cifrate; se il salone collega il suo Google Calendar, l'account Google collegato, il calendario scelto per ogni persona dello staff, l'eventuale consenso del titolare all'assistenza e il token di aggiornamento (refresh token) del collegamento, salvato cifrato; il token di accesso lo teniamo solo in memoria, per pochi minuti.
• Contratto e fatturazione. Ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, codice destinatario o PEC, sede legale, nome e ruolo di chi accetta le condizioni. All'accettazione salviamo anche il testo integrale accettato con la sua impronta, la data, l'email o il numero dell'account, l'indirizzo IP e il browser da cui è avvenuta.
• Pagamenti. I dati della carta li inserisci nelle pagine di Stripe e non arrivano a noi. Da Stripe riceviamo lo stato dell'abbonamento, degli addebiti e delle fatture.
• Fatture elettroniche. Con i dati di fatturazione e gli importi prepariamo le fatture elettroniche, che trasmettiamo al Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate tramite Aruba PEC S.p.A.
• Consumi. Chiamate, minuti, prenotazioni, crediti e costi del servizio di ogni sede.
• Notifiche. Se attivi gli avvisi su un dispositivo: l'indirizzo di consegna che ci dà il browser, le sue chiavi e il tipo di browser. Le email di servizio (inviti, link per la password, copia del contratto, avvisi sulle chiamate da richiamare, riepilogo serale) le spediamo tramite il nostro fornitore di posta.
• Sicurezza. I tentativi di accesso falliti, salvati come impronta dell'email o del numero e dell'indirizzo IP, mai in chiaro; i dispositivi da cui sei già entrato (un cookie con un valore casuale, di cui teniamo solo l'impronta); i link per la password; il registro degli accessi del nostro team e dei responsabili di catena ai dati delle chiamate e di ogni esportazione di dati, con indirizzo IP e browser; il registro delle operazioni del nostro team, per esempio quando entriamo nella console di un salone per assisterlo.
• Richieste a noi. Quello che ci scrivi per chiedere assistenza e, se ci chiedi di avvisarti quando colleghiamo il tuo gestionale, la tua email e il nome del gestionale.
• Misure d'uso. Come viene usata la console, senza cookie: le spieghiamo più sotto.

Accesso con Google e Google Calendar

Se scegli "Continua con Google" o "Registrati con Google", dopo il tuo consenso sulla schermata di Google riceviamo il tuo indirizzo email e l'indicazione se Google lo ha verificato, il tuo nome e, per gli account Google Workspace, il dominio dell'organizzazione. Con un indirizzo non verificato non ti facciamo entrare. Chiediamo solo gli ambiti openid, email e profile. Li usiamo per farti entrare, per creare il tuo account e il tuo salone se ti stai registrando, e per mostrarti il tuo nome nella console: email e nome diventano i dati del tuo account. Non riceviamo la tua password di Google, per l'accesso con Google non conserviamo i token di Google e non salviamo la foto del profilo.

Google Calendar. Il collegamento del Google Calendar di un salone è una funzione separata dall'accesso: lo fa il titolare del salone dalla pagina Integrazioni della console, con un consenso apposito sulla schermata di Google. Oltre a openid ed email, per sapere quale account è collegato, chiediamo due ambiti: calendar.events, per leggere e scrivere gli eventi, e calendar.calendarlist.readonly, per vedere l'elenco dei calendari. Li usiamo solo per:

• mostrare l'elenco dei calendari dell'account, perché il salone scelga quello di ogni persona dello staff;
• leggere dagli eventi di quei calendari solo inizio, fine, stato, "Occupato" o "Disponibile", tipo di evento e i dati privati che abbiamo scritto noi, mai titolo, descrizione, luogo o invitati degli eventi scritti dal salone, e ricavarne gli orari liberi di ogni persona; a Google chiediamo solo i nostri dati privati, e se insieme arrivassero quelli scritti sugli eventi da altre app li scartiamo subito, senza salvarli;
• scrivere nel calendario della persona gli appuntamenti presi dall'assistente, con il nome del cliente e il servizio nel titolo, il telefono del cliente nella descrizione e le fasi del servizio (per esempio la posa del colore) nei dati privati dell'evento; spostarli e cancellarli quando il cliente lo chiede al telefono o quando il salone lo fa dalla console, come per l'appuntamento di prova.

Gli orari liberi ricavati dal calendario, cioè giorni e ore e non gli eventi del salone, arrivano all'assistente vocale, quindi a ElevenLabs e al modello linguistico che usa, per proporli a chi chiama. Degli eventi scritti dal salone non salviamo né titoli né descrizioni: nel nostro database restano solo gli appuntamenti presi dall'assistente, come per gli altri gestionali, e gli orari liberi proposti durante una chiamata, insieme agli altri dati tecnici della chiamata. Quando il salone scollega il calendario cancelliamo il token e i calendari scelti e chiediamo a Google di revocare l'accesso, salvo che lo stesso account Google sia collegato anche a un'altra sede; gli appuntamenti già scritti restano nel calendario del salone.

Uso limitato. L'uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google da parte di SalonVoice rispettano le Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di uso limitato (Limited Use). In concreto: usiamo i dati di Google solo per le funzioni descritte qui, che si vedono nella console (accesso, posti liberi e appuntamenti del salone); non li vendiamo; non li usiamo per pubblicità, per profilare nessuno né per addestrare modelli di intelligenza artificiale, nostri o di altri; li trasferiamo solo ai fornitori elencati più sotto che servono a queste funzioni (hosting e database; ElevenLabs e il modello linguistico dell'assistente, solo per gli orari liberi da proporre al telefono; Resend per le email di servizio e Stripe per i pagamenti, solo per l'email del tuo account), per la sicurezza o per obblighi di legge. Nessuna persona del nostro team legge i dati del tuo calendario, salvo tuo consenso esplicito per un'assistenza che ci chiedi, per motivi di sicurezza, per esempio per indagare un abuso, per obblighi di legge, o in forma aggregata e anonima per il funzionamento interno. Il consenso all'assistenza lo dà il titolare con la casella "Consento al team SalonVoice di vedere orari e calendari per l'assistenza" nella pagina Integrazioni e lo toglie quando vuole: senza, la console non ci mostra calendari, orari e appuntamenti del salone; con, ogni volta che li guardiamo resta scritto nel registro delle operazioni.

Puoi togliere a SalonVoice l'accesso al tuo account Google quando vuoi, dalla pagina Connessioni di terze parti del tuo account Google; il Google Calendar del salone lo scolleghi anche dalla pagina Integrazioni della console. Dopo, per entrare usi email e password: se non hai una password, la scegli con "Hai dimenticato la password?" nella pagina di accesso.

Perché trattiamo i dati e su quale base

Non vendiamo i dati e non li usiamo per pubblicità.

I dati dei clienti dei saloni

Quando un salone devia le chiamate sul numero SalonVoice, risponde un assistente basato su intelligenza artificiale. All'inizio dice che è un'intelligenza artificiale e che la chiamata è registrata. Chi non vuole la registrazione può dirlo: viene fatto richiamare dal salone e la conversazione si chiude.

Per conto del salone trattiamo:

• il numero di chi chiama, la voce e la registrazione della chiamata, la trascrizione, un riassunto e l'esito, data e durata;
• nome e cognome detti in chiamata o già presenti nel gestionale del salone, ed eventuali email, genere e note che il salone inserisce;
• gli appuntamenti (servizio, giorno e ora, persona dello staff, prezzo) e le richieste di essere richiamati;
• i dati del personale del salone che servono a prenotare: nomi, servizi che svolgono, turni e assenze.

Durante la chiamata l'assistente cerca chi chiama per numero nel gestionale del salone, legge le disponibilità e scrive, sposta o disdice gli appuntamenti nel gestionale (per esempio Exagon), con le credenziali che il salone ci ha dato. Se il salone usa Google Calendar come agenda, le disponibilità le ricaviamo dagli orari del calendario di ogni persona dello staff e gli appuntamenti li scriviamo lì, come spiegato nella sezione su Google. Il gestionale e Google Calendar sono fornitori che il salone ha scelto, con un loro contratto con il salone.

Chi vede questi dati. Il titolare e i collaboratori del salone vedono nella console riassunto, trascrizione ed esito delle chiamate e le prenotazioni; il responsabile di una catena vede quelli delle sue sedi. La registrazione audio la può ascoltare solo il nostro team, per assistenza e per correggere gli errori dell'assistente. I partner che hanno attivato un salone, per esempio il gestionale che glielo fattura, ricevono solo numeri: prenotazioni prese, crediti usati e stato del servizio, mai i dati dei clienti.

Il nostro team riceve anche avvisi interni (su Telegram) per ogni prenotazione presa dall'assistente, per controllare che il servizio funzioni: contengono il nome della sede, il servizio, il giorno e l'ora, senza dati del cliente.

Non usiamo le conversazioni per addestrare modelli di intelligenza artificiale: le usiamo per erogare il servizio al salone, compresa la correzione degli errori dell'assistente.

Esportazione e cancellazione. Per esportare o cancellare i dati di un cliente il salone ce lo chiede a info@salonvoice.ai e lo facciamo noi. La cancellazione comprende, nel nostro database, le chiamate dal suo numero, gli avvisi al salone che lo riguardano, la sua scheda e le prenotazioni collegate alla scheda e, presso ElevenLabs, le registrazioni e le trascrizioni di quelle chiamate; quello che è scritto nel gestionale del salone lo cancella il salone.

Fornitori e sub-responsabili

Per erogare il servizio ci avvaliamo di questi fornitori. Quelli che ricevono i dati dei clienti dei saloni li trattano per nostro conto come sub-responsabili, autorizzati dal salone con l'articolo 9.3 delle condizioni del servizio. Ciascuno riceve solo i dati che servono al suo compito.

Ricevono dati anche, ognuno per il suo ruolo:

• il gestionale del salone (per esempio Exagon), su istruzione del salone, come spiegato sopra;
• il Google Calendar del salone, se il salone lo collega: riceve gli appuntamenti presi dall'assistente, con nome e telefono del cliente, servizio, giorno e ora, e li tratta Google per conto del salone;
• Google, se usi l'accesso con Google: ci conferma chi sei, e per quello che tratta Google vale la sua informativa;
• i servizi di notifica dei browser (di Google, Apple, Mozilla e Microsoft), che consegnano gli avvisi sui dispositivi: il contenuto viaggia cifrato e non lo leggono;
• i partner che hanno attivato un salone, solo con i numeri del servizio;
• consulenti, come il commercialista, e autorità, quando lo impone la legge o serve a difendere un diritto.

Trasferimenti fuori dall'Unione europea

Alcuni fornitori sono società con sede fuori dallo Spazio economico europeo, soprattutto negli Stati Uniti, anche quando i dati sono conservati in Europa (come il database, in Irlanda, e le funzioni dell'app, a Francoforte). Per gli Stati Uniti il trasferimento si basa sulla decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023 (EU-U.S. Data Privacy Framework) per i fornitori certificati e, negli altri casi, sulle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione (art. 46 del Regolamento), contenute negli accordi sul trattamento dei dati di quei fornitori.

Gli avvisi interni che il nostro team riceve su Telegram (Emirati Arabi Uniti, paese senza decisione di adeguatezza) non contengono dati dei clienti dei saloni né recapiti delle persone: solo il nome della sede e i fatti del servizio.

Puoi chiederci copia delle garanzie scrivendo a info@salonvoice.ai.

Per quanto tempo conserviamo i dati

• Trascrizioni, numeri di telefono, riassunti e note di richiamo delle chiamate, nel nostro database: 90 giorni dalla chiamata, o il periodo diverso concordato con il salone. Poi della chiamata restano l'esito con una frase generica, la durata e il costo, senza dati del cliente. Insieme si cancellano i dati tecnici di quello che l'assistente ha fatto durante la chiamata (ricerche nel gestionale, prenotazioni tentate) e gli avvisi al salone che riportano nome, numero e motivo del cliente (le richiamate e le disdette da fare a mano).
• Registrazioni audio e trascrizioni presso ElevenLabs: per il periodo di conservazione impostato sul nostro account ElevenLabs; le cancelliamo prima quando il salone chiede di cancellare i dati di un cliente.
• Appuntamenti e schede dei clienti: per la durata del contratto con il salone, salvo che il salone ne chieda prima la cancellazione. Alla fine del contratto li cancelliamo o li restituiamo al salone, salvo quello che la legge ci obbliga a tenere.
• Account e dati del salone: finché l'account è attivo; alla fine del contratto, come sopra.
• Fatture e documenti contabili: dieci anni, come prevede la legge (art. 2220 del codice civile).
• Prova dell'accettazione del contratto: per la durata del contratto e, dopo, per il tempo in cui può servire a far valere o a difendere un diritto.
• Sicurezza: i tentativi di accesso falliti 24 ore; i dispositivi riconosciuti 180 giorni dall'ultimo accesso; il registro degli accessi ai dati un anno; il registro delle operazioni del nostro team due anni, sette per quelle sulle richieste di cancellazione dei dati. I link per la password valgono un'ora e una volta sola (sette giorni quelli di benvenuto), gli inviti 72 ore.
• Misure d'uso della console: 180 giorni.
• Registri tecnici del centralino: 14 giorni.
• Iscrizioni agli avvisi sui dispositivi: finché non spegni gli avvisi o non li togliamo noi.

Misure d'uso della console

Per capire come viene usata la console e correggere quello che non funziona registriamo le pagine viste, i click (su quale elemento e in che punto della pagina), le sezioni guardate, il tempo di utilizzo, gli errori, il tipo di dispositivo e le dimensioni dello schermo. Ogni evento è legato a una chiave pseudonima calcolata dal nostro server, un'impronta che non contiene il tuo nome, la tua email o il tuo identificativo, e alla sede e al ruolo con cui stai usando la console. I nomi dei click non contengono il testo delle righe con i dati dei clienti.

Queste misure non usano cookie né la memoria del browser, le facciamo noi senza strumenti di analisi di terzi e le conserviamo 180 giorni. Se nel browser è attiva l'opzione "Do Not Track" ("Non tenere traccia") non registriamo nulla. Puoi anche opporti scrivendoci.

Cookie e memoria del browser

L'app usa solo cookie tecnici, che servono a farla funzionare o a ricordare una tua scelta. Non usiamo cookie di profilazione né cookie di terze parti, e per questo non ti chiediamo un consenso.

• authjs.session-token (sulle connessioni sicure con il prefisso __Secure-): la sessione dopo l'accesso, firmata e cifrata; scade dopo 30 giorni senza utilizzo, o quando esci.
• authjs.csrf-token e authjs.callback-url: proteggono l'accesso e ricordano la pagina a cui tornare; durano finché chiudi il browser.
• authjs.pkce.code_verifier (e, in alcuni casi, authjs.state): solo durante l'accesso con Google, per 15 minuti.
• sv_google_intent (10 minuti) e sv_google_email (5 minuti): ricordano se stai entrando o ti stai registrando con Google, e l'email con cui Google è tornato se non è stato possibile entrare.
• sv_device (sulle connessioni sicure con il prefisso __Host-): riconosce il dispositivo da cui sei già entrato, così non resta bloccato quando qualcuno prova a indovinare la tua password; dura 400 giorni.
• sv-auth-theme: il tema chiaro o scuro delle pagine di accesso; un anno.
• sv_feste: c'è solo se spegni le decorazioni delle feste; un anno.
• sv_superadmin_sidebar: solo per il nostro team, ricorda se il menu dell'amministrazione è aperto o chiuso; un anno.

Nella memoria del browser (localStorage) la console salva alcune preferenze di quel dispositivo, come le decorazioni delle feste, i suoni e lo stato degli avvisi: nessun dato dei clienti. Quando entri con Google o paghi con Stripe passi dalle loro pagine, dove valgono i loro cookie e le loro informative.

Sicurezza

Le connessioni all'app sono cifrate (HTTPS). Le password sono salvate solo come impronta, le credenziali dei gestionali sono cifrate (AES-256-GCM), ogni persona vede solo i dati del suo ruolo e delle sue sedi, i tentativi di accesso ripetuti vengono frenati e gli accessi del nostro team ai dati delle chiamate restano registrati. Se si verifica una violazione dei dati personali avvisiamo i saloni coinvolti e, quando la legge lo prevede, il Garante e le persone interessate.

I tuoi diritti

Puoi chiederci di accedere ai tuoi dati, di correggerli o cancellarli, di limitarne il trattamento, di riceverli in un formato leggibile da un computer (portabilità) e puoi opporti ai trattamenti basati sul nostro legittimo interesse, comprese le misure d'uso. Scrivi a info@salonvoice.ai o alla PEC labutech@pec.it: rispondiamo entro un mese (art. 12 del Regolamento). Alcuni dati non possiamo cancellarli finché la legge ci obbliga a tenerli, per esempio le fatture.

Se sei cliente di un salone, per le tue chiamate e i tuoi appuntamenti rivolgiti al salone, titolare di quei dati; se scrivi a noi giriamo la richiesta al salone.

Hai anche il diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Modifiche

Aggiorniamo questa informativa quando cambia il servizio o cambiano i fornitori; la data in alto dice quando è stata aggiornata l'ultima volta. Se aggiungiamo o sostituiamo un sub-responsabile che tratta i dati dei clienti dei saloni, lo comunichiamo prima ai saloni, che possono opporsi (art. 28, par. 2, del Regolamento).